Urusan Pasca Kelahiran Anak di Jepang

Selamat kami ucapkan kepada pembaca yang baru saja bergembira dengan kelahiran anak yang dinanti. Semoga tumbuh sehat dan kelak menjadi manusia yang bermanfaat di zamannya. Aamiin. Nah, bagi pasangan suami istri (baca: pasutri) yang melahirkan di Indonesia mungkin urusan pasca kelahiran tidak terlampau susah. Bisa dengan mudah bertanya dengan tetangga ataupun kerabat yang sudah berpengalaman mengurus. Tidak ada kendala baik dari segi bahasa maupun memahami aturan-aturan yang berlaku. Kalaupun susah mungkin terkait dengan birokrasi yang harus dihadapi.

Lain cerita bagi kami ataupun orang lain yang tinggal di negara di luar Indonesia, tidak hanya aturan Indonesia saja yang harus diikuti, aturan negara setempat juga menjadi bagian penting untuk dipatuhi jika tidak mau dideportasi. Mau bertanya kadang juga susah, karena orang Indonesia tinggal di sini berjauhan dan tidak semua sudah berkeluarga dan pengalaman mengurus urusan kelahiran. Tulisan ini mencoba membantu (saya) untuk mengingat hal-hal penting apa saja yang harus diurus setelah melahirkan di Jepang.

Hamzah usia dua hari

Memiliki dua orang putra yang lahir di Tokyo tidak lantas membuat saya ingat terus perihal urusan dokumen ini, jadi setidaknya tulisan ini juga menjadi catatan saya di kemudian hari jikalau anak selanjutnya bakal lahir di Jepang lagi :). Apa saja itu? Check it out:

Pastikan kita membawa surat keterangan lahir dari rumah sakit (“shussei todoke ”)

Surat yang kita terima dari RS ini berukuran A3, dimana di dalamnya sebenarnya ada dua surat (masing-masing berukuran A4), yang berisi surat keterangan kelahiran yang diisi dan dicap oleh pihak RS yang dinamai “shussei todoke” (seperti gambar di sebelah kiri). Nah, pastikan kita menerima surat ini dengan kondisi bagian ini sudah terisi dan ada cap RS. Sementara itu sebelahnya lagi (sebelah kanan dari gambar di bawah) identitas nama bayi kita serta kedua orang tua yang dinamai “kisaijiko shomeisho” yang diisi oleh kita sendiri dan disahkan oleh pihak city office (shiyakusho/kuyakusho) dimana kita tinggal. Satu kesatuan surat A3 ini dinamai “shussei todoke kisaijiko shomeisho.” Pembahasan selanjutnya tentang dokumen ini ada di pembahasan poin ketiga.

Formulir “shussei todoke kisaijiko shomeisho”

Surat ini penting untuk mendaftarkan anak kita ke dalam keluarga yang dicatat di city office. Surat ini juga penting untuk mendapatkan Surat Keterangan Lahir di KBRI Tokyo atau KJRI Osaka.

Pastikan buku kehamilan ibu dan kelahiran anak (boshitecho) telah diisi dan distempel RS

Isian ini berada di halaman tengah, berisi jam kelahiran, berat anak, cara lahir dan sebagainya. Data ini penting untuk membuat Surat Keterangan Lahir di KBRI Tokyo atau KJRI Osaka. Ingat jangan sampai lupa bawa pulang boshitechonya ya ketika pulang dari RS.

Melaporkan kelahiran anak ke city office 

Dengan membawa surat keterangan lahir dari RS (“shussei todoke kisaijiko shomeisho”) dan boshitecho langkah selanjutnya adalah menuju city office bagian register new member. Di bagian ini, surat keterangan lahir dari RS akan dilengkapi dengan data isian nama anak kita dan data orang tua yang kemudian disahkan oleh pemerintah kota. Saran saya kalau bisa sudah diisi sebelumnya di rumah, supaya menghemat waktu dan juga meminimalisir kesalahan. Mengingat nama anak kita juga akan menggunakan Katakana, makanya perlu dipersiakan sejak awal supaya tidak ada kesalahan. Setelah mendapatkan pengesahan dari city office, surat ini telah resmi dinamai “shussei todoke kisaijiko shomeisho”. Dokumen asli ini akan ditinggal di city office, sehingga kita perlu meminta dokumen kopiannya yang dilegalisir oleh city office setempat. Dokumen ini dibutuhkan untuk membuat surat keterangan lahir di KBRI Tokyo ataupun KJRI Osaka. Untuk mendapatkan kopian surat yang sudah dilegalisir oleh city office ini kita perlu membayar. Saya meminta dua lembar, 1 untuk mengurus Surat Keterangan Lahir di KBRI atau KJRI, 1 lagi untuk disimpan sebagai arsip.

Dokumen penunjang yang bisa kita urus juga di bagian new register member ini adalah “shussei juri shomeisho”. Selain diperlukan untuk mengurus surat keterangan lahir di KBRI, surat ASLI ini juga dibutuhkan untuk membuat resident card (visa) anak kita di Imigrasi Jepang. Dokumen ini juga memerlukan biaya.

Input data anak kita ke sistem kependudukan Jepang akan membutuhkan waktu yang cukup lama. Namun kita bisa paralel mengurus ke bagian lain untuk menghemat waktu.

Mengurus National Health Insurance

Di sini kita tinggal menujukkan bositecho dan mengisi form untuk daftar anak kita. Kita tidak bisa mendapatkan langsung kartu asuransi, karena data kependudukan anak masih di input di bagian sebelumnya. Tapi tenang saja, keesokan harinya kartu asuransi ini sudah diantar oleh Pak Pos ke rumah kita.

Melapor ke bagian kesejahteraan anak

Setelah dari bagian asuransi, masih di city office, kita lanjut menuju ke bagian kesejahteraan anak. Di sini kita mendaftarkan anak untuk mendapat bantuan  anak tiap bulannya.  Di bagian ini juga kita bisa tanya-tanya terkait day care.

Lebih lengkap terkait biaya per bulan yang diterima bisa lihat di sini.

Mencetak Kartu Keluarga (Juminhyo)

Setelah semua dokumen selesai di city office dan data anak sudah terinput. Kita bisa mencetak Kartu Keluarga (Juminhyo) yang berisi semua anggota keluarga di rumah kita di Jepang. Dokumen ini akan dibutuhkan untuk mengurus visa di Imigrasi Jepang. Jadi cukup 1 lembar saja diprint, kecuali jika ada kebutuhan yang lain.

Mengurus izin tinggal (resident card) di Jepang

Dokumen ini adalah yang paling penting untuk izin tinggal anak di Jepang.
Saat ke imigrasi dokumen yang perlu disiapkan adalah:

  1. Application form (bisa klik di sini )
  2. Shussei juri shomeisho asli
  3. Juminhyo asli
  4. Fotokopi passpor kedua orang tua + asli (jika diperlukan untuk pengecekan)
  5. Fotokopi resident card kedua orang tua  + asli (jika diperlukan untuk pengecekan)
  6. Fotokopi rekening bank + asli (jika diperlukan untuk pengecekan) atau surat keterangan beasiswa dari kampus bagi yang kuliah atau slip gaji untuk yang bekerja
  7. Kalau misalkan bekerja atau sekolah biasanya juga diminta surat keterangan dari tempat kerja/kampus.

Tidak ada biaya yang dikenakan untuk membuat resident card ini, jika syarat lengkap resident card langsung jadi. Jika tidak lengkap, kita diminta lagi untuk melengkapi.

Lebih lengkap tentang prosedur mengurus ijin tinggal anak bisa dilihat di sini.

Mengurus administrasi di KBRI Tokyo atau KJRI Osaka

Setelah urusan administrasi tinggal di Jepang selesai, langkah selanjutnya adalah ke KBRI untuk mengurus surat keterangan lahir dan paspor.

Surat keterangan lahir diurus terlebih dahulu dengan syarat sebagai berikut:

  1. Mengisi formulir Laporan Kelahiran Anak (klik sini untuk download formulir)
  2. Fotocopy hal. depan paspor Ayah + Ibu
  3. Fotocopy surat nikah / akta / buku nikah resmi
  4. Fotocopy surat kelahiran dari RS / Shussei Todoke (Jikou kisai Shoumeisho yang diterbitkan oleh Pemerintah Setempat)
  5. Surat Kelahiran dari Pemerintah Setempat (Shussei Juri SyomeishoASLI
  6. Fotocopy halaman dalam Boshi-Techo/Buku Catatan Ibu & Anak (halaman 1,2, 13 dan 14, dimana tercatat nama Ayah + Ibu, Jam Lahir dll)
  7. Fotocopy Resident Card Orang Tua
  8. Letter Pack 360/510 beralamat lengkap untuk amplop balasan/pengiriman kembali jika tidak bisa datang untuk mengambil sendiri
  9. Khusus utk anak yg lahir dari pasangan WNI dan WNA, perlu melampirkan copy paspor asing anak.

Tidak ada biaya untuk membuat surat ini. Lama proses pembuatan adalah 2 hari kerja setelah berkas diterima lengkap & memenuhi syarat. Untuk informasi lebih lanjut bisa dibaca di link ini.

Setelah surat keterangan lahir ini jadi, kita bisa mengurus passpor. Ketika mengurus paspor ini, kita harus membawa bayi bersama kita, karena bayi akan sssfotonya untuk biodata paspor. Adapun syarat lengkapnya sebagai berikut :

  1. Bukti domisili. ( KTP Jepang / resident card  harus dikopi depan dan belakang di kertas A4 tidak di gunting )
  2. Surat keterangan kelahiran (Asli/dan fotokopi, untuk yang pertama kali membuat paspor)
  3. KTP Jepang / residence card orang tua  ( ayah dan ibu ) dan anak dalam 1 kertas A4.
  4. Fotokopi paspor orang tua ( ayah dan ibu ) dalam 1 kertas A4.
  5. Surat nikah orang tua, halaman foto dan Identitas dalam 1 kertas A4
  6. 1(satu) lembar pas foto terbaru ukuran 4 x 6 cm. ( close up – 70 % sampai dengan  80 % adalah muka atau  wajah )
  7. Membayar biaya administrasi sebesar ¥ 3200,- ( tiga ribu dua ratus yen )  tunai / cash

Setelah itu selesai deh urusan administrasi tinggal di Jepang. Semoga tulisan ini bermanfaat.

Oh ya, sedikit curhat tentang Surat Keterangan Lahir dari KBRI nantinya  berfungsi untuk membuat Akta Kelahiran di Indonesia. Sesuai dengan Undang-Undang No. 23 Tahun 2006 tentang Administrasi Kependudukan Pasal 29, anak-anak Indonesia yang lahir di luar negeri bisa mendapatkan Akta Kelahiran dengan melampirkan Surat Keterangan Lahir dari KBRI di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil setempat. Namun sayangnya, banyak sekali keluhan teman-teman yang kesulitan menghadapi birokrasi, bahkan kasus anak pertama saya, aplikasinya ditolak dengan alasan lahir di Tokyo kok buat Akta Kelahiran di sini.

Saya tempo hari menitipkan untuk mengecek apakah Akta Kelahiran yang saya ajukan sudah selesai atau belum ke kakak. Insya Allah nanti sepulangnya ke tanah air, akan saya coba ajak ngobrol lagi pegawai Disdukcapil yang menolak aplikasi anak pertama saya 🙂

Lahir di Tokyo? Memo penolakan dari Disdukcapil Kota Pekanbaru

 

Diselesaikan di Tokyo 1 Rajab 1440 H

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *